Яблочный пирог. Замечательный софт для Мак — BENTO

Первой статьей в моей авторской колонке «Яблочный пирог» будет рассказ о замечательной программе BENTO.

Если у вас идет большой поток информации или вам хочется удобно систематизировать данные, то вам обязательно нужно присмотреться к данной программе. Bento — это очень удобное приложение, позволяющее крайне удобно систематизировать информацию и сохранять ее в базы данных. Я не буду особо глубоко вдаваться в описание деталей программы, а просто выделю ключевые моменты функционала Bento и дам реальные примеры внедрения и использования приложения.

Итак, Bento умеет:

• создавать проекты¹ и разделять их логические процессы
• создавать схему систематизации данных как на основе готовых шаблонов, так и «ручками»
• удобно оперировать всей введенной информацией
• экспортировать ваши базы данных в формате Numbers (Excel)
• синхронизировать данные с другими мак-приложениями и устройствами

¹ Под словом «проект» подразумевается база данных для какого-то отдельного дела или сферы деятельности.

Это были 4 основных пункта возможностей программы. Если бы не интерфейс программы, то можно было бы дальше не читать. Но я попрошу вас не закрывать страницу, а продолжить знакомство с Bento.

Форма, поле и запись

Оперирование выше названными функциями устроено по следующей связке: «форма->поле->запись» (далее ФПЗ). На первый взгляд немного непонятно, поэтому я знаю многих кто отказался от использования Bento в своих проектах. А зря! Теперь о том, как пользоваться этими элементами.

Схема ФПЗ образует удобный персонализированный ввод данных в базу данных. Удобный — потому что интерфейс ввода и создания схемы абсолютно предрасполагает к работе в программе. Персонализированный — потому что можно настроить абсолютно все вплоть до мелочей.

Форма [Form]— в ней создается формуляр, через который будет производиться ввод данных. В каждом проекте может существовать N'ное количество форм, каждая из которых будет представлять особый сборник данных.

Поле [Field] — это непосредственно поля форм. Например, «ФИО клиента» или «Адрес покупателя». Количество полей в форме не ограничено ничем. Помимо обычных статичных полей, можно создавать динамичные поля. Например, поле подсчета общей суммы на основе ввода данных через другие поля.

Запись [Record] — а это новая запись в базу данные. Иначе говоря, это информация, которая вводиться через форму и сохраняется в хранилище Bento.

То есть, вы создаете проект, в нем добавляете формы и заполняете их полями. И после этого заполняете проект данными. Все очень просто. Ко всему прочему Бенто легко интегрируется с адресной книгой, iCal, Numbers, iPhoto, Mail. Соответственно, предоставляя широкие возможности по работе с названными приложениями.

Пример 1. База данных для фотоагентства.

На мой взгляд, это один из самых удачных примеров. У любого предприятия есть внутренняя структура и работа с клиентами. Внутренняя структура распределяет роли и задачи между работниками. Ну а работа с клиентами — это все начиная от ввода данных о клиенте в общую базу данных, формирования заказа и его выполнения, получения фидбека от клиента.

Скринтшот 1. Сводка о проекте.

Скринтшот 2. Детали проекта.

На первых двух скриншотах показаны свода и детали проекта соответственно. В сводке у меня указаны общие данные о проекте, пишутся какие-то заметки, текущие заказы. В деталях проекта описывается текущее состояние проекта, списки задач для выполнения и т.п.

Все это синхронизируется с адресной книгой, календарем и почтой.

Скринтшот 3. Формуляр для ввода данных о клиенте и заказе.

На последнем скриншоте (кликабельно) у меня вводятся данные о клиенте и заказе. Эти данные сохраняются формате Excel (Numbers, если быть более точным). Поэтому в любой момент я могу экспортировать полностью таблицы для дальнейших нужд.

Откройте скриншот и посмотрите его более детально. Можно увидеть, что слева вводятся исключительно данные о клиенте, а справа о его заказе. Самая интересная часть — это ввод данных о заказе.

Здесь указывается все — от даты реализации и типа фотосъемки (типы предварительно настраиваются при создании этой формы), описания заказа и его бюджета в деталях. При этом, составляя бюджет достаточно указать только то, что будет входить в стоимость съемки, а общая стоимость автоматически посчитается. Ее тоже предварительно можно настроить в специальном калькуляторе, где можно сделать очень подробный рассчет, включая, например, НДС.

Согласитесь, хранить данные в таком виде намного удобнее и эстетичнее, чем заводить отдельно группу клиентов в адресной книге, постоянно заниматься обновлением Экселя и ведением календаря.

Подитоживая, в этом примере Bento — 1 приложение заменяет, минимум, 3 приложения и экономит уйму времени.

Пример 2. База данных по треккингу посылок.

Такая база данных будет удобна какому-нибудь онлайн-магазину или оптовику, кто делает заказы из-за границы. Хранить номера посылок, имена поставщиков, описания содержимого посылок, адреса получателей — все это довольно муторная работа. Теперь взгляните на скриншот.

Как видите, все крайне просто. Достаточно ввести данные о посылке, указать получателя (тоже, кстати, можно брать из адресной книги), ввести код посылки и курьера. Можно даже добавить описание или фотографии товаров, которые должны прийти в этой посылке.

Bento в очередной раз упрощает и делает комфортной работу.

Послесловие

Как видите, Bento невероятно удобный инструмент. И сферы его применения не ограничены ни чем. Можно использовать это приложение как для серьезных вещей, так и для самых простых — например, коллекционирование марок.

Самое главное при использовании Bento — это правильно понимать логику своего дела и как грамотно систематизировать свою информацию. А все остальное сделает Bento.

Ну и статья была бы не полной без ссылок первой необходимости:

• Сайт разработчика программы Filemaker.
• Демо ролики и учебные пособия по Bento.
• Бесплатный готовые шаблоны.